SISTEM SIRKULASI

Abstraksi
Perpustakaan sebagai salah satu fasilitas pendukung bagi
siswa untuk sarana belajar dan menambah ilmu pengetahuan,
memerlukan satu media yang dapat membantu dan mempercepat
informasi dalam penyusunan laporan dan evaluasi inventori. Oleh
karena itu penulis menganalisis, merancang dan
mengimplementasikan sistem sirkulasi perpustakaan di SMP Negeri 1
Wates Kulon Progo yang sudah ada dan mengolah sistem baru untuk
mengatasi permasalahan yang ada. Perancangan sistem
perpustakaan dibatasi pada pengolahan data anggota, data inventori,
data petugas, data sirkulasi (peminjaman, pengembalian), data buku
rusak, dan data pencarian buku (searching),
Kata Kunci : sirkulasi, data, informasi, analisis, sistem

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan pentingnya data dan informasi yang akurat
untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat memerlukan sebuah
media yang dapat membantu dan mempercepat perolehan informasi
yang berasal dari sumber yang benar serta data yang akurat. Salah
satunya perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates Kulon Progo, juga
menginginkan adanya kemudahan informasi dan akurasi data dalam
penyediaan laporan dan evaluasi inventori.
Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat
diatasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu
memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan kualitas

dalam segi pelayanan sehingga menghasilkan laporan yang cepat,
akurat dan relevan, efektif dan lebih efisien.
Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data pada
perancangan sistem meliputi: Pengolahan data anggota perpustakaan
baik siswa maupun karyawan, pengolahan data inventori (buku, untuk
koleksi fiksi, nonfiksi, referensi, baik majalah maupun kaset dan
VCD), pengolahan data petugas yang sedang menjalankan tugas
pelayanan, pengolahan data perpustakaan hanya pada bagian sirkulasi
saja (peminjaman dan pengembalian).
Landasan teori menguraikan tentang konsep dasar sistem,
informasi, sistem informasi, sistem informasi manajemen, sistem
informasi perpustakaan, sistem basis data dan perangkat lunak yang
digunakan. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch
dan K. Roscoe Davis sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan
yang diperlukan.1

Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi manajemen
adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu (Intregrated) untuk
menyediakan informasi guna mendukung fungsi manajemen, operasi
dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.2
Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem
pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data,
manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk
pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu
alat yang berupa komputer. Sistem informasi perpustakaan merupakan
subsistem dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk

memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi
mengenai inventori pada perpustakaan.

2. Metode Penelitian

Dalam melakukan penelitian cara mengumpulkan data
dilakukan dengan metode antara lain sebagai berikut:
1. Wawancara
Yaitu pengumpulan data dengan cara penulis langsung
bertatap muka dan mencari keterangan dengan responden
(personalia/petugas perpustakaan).
2. Observasi
Yaitu penelitian yang dilaksanakan langsung pada objek yang
diteliti yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas
tentang sistem yang sedang berlangsung.
3. Kepustakaan
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca
beberapa literatur/buku-buku yang mendukung dan
berhubungan dengan penelitian.
Pelaksanaan dimulai dari tahap pengmpulan data, analisis
data, perancangan sistem (desain), pembuatan program, uji program
(testing), hingga penyusunan laporan memerlukan waktu sekitar 4
bulan.

3. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Berdasarkan data dan informasi yang penulis dapatkan bahwa
didalam sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates
Kulon Progo dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai
berikut:
1. kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani anggota
perpustakaan
2. kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal
(manual) memakan banyak waktu sehingga tidak efisien
dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
3. secara fisik pengaturan ruang kurang nyaman karena ruangan
yang terlalu sempit sedangkan koleksi buku banyak sekali,
sehingga banyak buku yang sebagian diletakkan di rak tapi
sebagian juga diletakkan di lantai.
4. pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan
data yang dihasilkan belum akurat, misalnya untuk
menyelesaikan laporan statistik semester harus menghabiskan
waktu satu minggu.
5. tidak adanya layanan pencarian terhadap bahan koleksi,
meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang
membingungkan anggota.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi tersebut maka perlu
dilakukan perancangan sistem, namun sebelum itu terdapat proses
analisis sistem. Metode Analisis yang digunakan antara lain : Analisis
Masalah Sistem diselesaikan dengan menggunakan PIECES, Analisis
Kelemahan Sistem dan Analisis Kelayakan Sistem.

Analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Controlling, Eficiency dan Services). Performance adalah
perilaku/kinerja di setiap kegiatan atau aktifitas dalam sistem.
Penyajian informasi tidak dapat diberikan dengan cepat. Information,
dalam pembuatan laporan informasi yang ada tidak akurat, misalnya
jumlah buku yang ditulis pada laporan tidak sama dengan jumlah buku
yang sesungguhnya ada di ruangan. Namun dengan system yang baru
penyajian informasi dapat diberikan dengan cepat dan jelas sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan. Pembuatan laporan tidak lagi
menggunakan data yang berupa perkiraan saja karena semua data
sudah terekam dalam database. Econimic, pengolahan data sirkulasi
secara manual membutuhkan waktu yang lama, penggunaan kertas,
buku jurnal, pena yang memakan banyak biaya sedangkan bila
menggunakan system baru pengolahan data lebih cepat dan seimbang
dengan biaya yang dikeluarkan. Controlling (kendali), Peningkatan
terhadap kebutuhan ekonomi menyangkut dua hal yaitu kontrol biaya
dan peningkatan keuntungan/laba. Kontrol biaya dilakukan untuk
mengendalikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Sedangkan
peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang telah
dikeluarkan dapat memberikan manfaat yang semaksimal
mungkin.Eficiency, Sistem yang lama masih kurang efisien karena
kebutuhan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan
cepat dan akurat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam
memperolehnya.Services, Fokus analisis pelayanan adalah pada
tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang
diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk
memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja
serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.
Analisis terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan
untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal
dalam sistem tersebut sehingga perlu diidentifikasi dan dievaluasi
melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi
pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen. Pengukuran
pekerjaan merupakan analisis terhadap standar kinerja dan
produktivitas personil dalam melaksanakan pekerjaannya. Berarti
beban kerja personil berat dan banyak namun hanya dikerjakan oleh
beberapa orang personil sedangkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut menghabiskan banyak waktu, biaya dan tenaga. Distribusi
pekerjaan Merupakan analisis dari proses-proses serta prosedur kerja
yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, Analisis ini memperlihatkan
struktur organisasi yang cukup baik. Masing-masing petugas
perpustakaan bekerja sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab
dalam pembagian pekerjaan. Namun secara keseluruhan jika dilihat
dari struktur yang ada masih terdapat double job untuk satu personil
karena ada beberapa karyawan maupun guru yang menjabat lebih dari
satu fungsi (merangkap dua tugas sekaligus).Keandalan, Dari hasil
analisis kehandalan pada sistem lama dapat diketahui bahwa setiap
proses dan prosedur pekerjaan yang terlibat dalam sistem
perpustakaan dilakukan dengan kurang handal, hal ini dibuktikan
dengan masih terdapat banyak kesalahan-kesalahan meskipun
akhirnya juga dapat dibetulkan. Teknologi, Merupakan analisis atas
teknologi yang sudah digunakan dalam sistem lama. Selama ini
teknologi yang digunakan hanya berupa pencatatan pada jurnal-jurnal
buku induk sirkulasi dan menggunakan banyak arsip sebagai
dokumen. Sehingga penggunaan teknologi belum maksimal dalam
kegiatan pelayanan kepada anggota perpustakaan.Laporan,

Merupakan analisis atas laporan hasil pengolahan data sistem
informasi perpustakaan sebagai hasil dari proses sebelumnya. Namun
data dan informasi yang dihasilkan sebagian bukan informasi yang
sesungguhnya karena hanya berupa data perkiraan saja. Dokumen,
Analisis dokumen berkaitan dengan kualitas informasi (akurat, tepat
waktu dan relevan) dan nilai informasi (biaya informasi dan manfaat
informasi) yang dihasilkan. Adapun dokumen yang diperlukan dalam
sistem ini adalah data anggota, data inventori, data petugas, data
koleksi, data kelas dan data sirkulasi.
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang
mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam
pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau
tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis
dalam perancangan sistem dalam skripsi ini antara lain: kelayakan
legalitas, operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi.


Perancangan sistem merupakan langkah lanjutan ketika semua
data dan informasi telah dianalisis dan berdasarkan pada hasil analisis
maka akan diketahui sistem yang akan dirancang. Tahap perancangan
sistem mempunyai tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan
kepada pemakai sistem, untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputernya. Ada
dua teknik perancangan sistem yaitu rancangan sistem secara umum
dan rancangan sistem secara rinci/detail. Tujuan dari perancangan
sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user tentang sistem baru. Rancangan sistem secara
umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang
akan dirancang secara rinci. Adapun komponen sistem yang akan
didesain meliputi: Rancangan model secara umum, Rancangan
database secara umum, Rancangan input secara umum, Rancangan
output secara umum. Adapun cara untuk mengetahui rancangan model
secara umum menggunakan flowchart dan DFD (Data Flow
Diagram), dengan beberapa tingkatan level 0, level 1, hingga DFD
level 2. Rancangan output database menggunakan metode normalisasi,
dimulai tahap abnormal( tidak normal), normal bentuk pertama
(Normal 1NF), normal bentuk kedua (Normal 2NF), normal bentuk
82
ketiga (Normal 3NF).Untuk rancangan input dan output disesuaikan
dengan layer tampilan dan laporan apa saja yang hendak diselesaikan
sesuai dengan kebutuhan. Rancangan system secara rinci
menggunakan metode HIPO (Hierarchy Plus Input – Process –
Output) dan IPO (Input – Process – Output). Penggunaan HIPO ini
mempunyai sasaran utama sebagai berikut: untuk menyediakan
struktur guna memahami fungsi-fungsi dari system, untuk lebih
menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen program yang digunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut, untuk menyediakan penjelasan dari
input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh
masing-masing pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO,
untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan
pemakai. HIPO dari perancangan sistem ini meliputi sistem
pengolahan data anggota, petugas, koleksi, inventori buku, jenis
pinjaman dan sirkulasi. Rancangan IPO chart adalah dialog yang
menunjukkan penjelasan atau penjabaran tentang input, proses dan
output yang terdapat dalam fungsi-fungsi sistem. Sistem sirkulasi
perpustakaan SMP N 1 Wates ini mencakup 14 buah dialog IPO Chart
yaitu: menu utama, anggota, petugas, inventori, profile, password,
keluar, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian, laporan data
anggota keseluruhan, laporan data petugas keseluruhan, laporan data
inventori keseluruhan, laporan statistic dan laporan grafik.
83
Rancangan Flowchart Yang diusulkan
Gambar 1. Flowchart Sistem Perpustakaan Yang diusulkan
Data Petugas
Data petugas
Pengolahan data
petugas
Petugas
Data Anggota
Data anggota
Pengolahan data
anggota
Anggota
Data jenis
pinjaman
Pengolahan data
jenis pinjaman
Jenis pinjam
Data
laporan
Laporan
Pengolahan
laporan
Data sirkulasi
Pengolahan data
sirkulasi buku
Sirkulasi
Detail sirkulasi
Pengolahan data
detail sirkulasi
Inventori
buku
Pengolahan data
inventori buku
Data inventori buku
inventori
Olah buku
rusak/hilang
Data buku
rusak/hilang
Data koleksi
Pengolahan data
koleksi
koleksi
Buku rusak
84
Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap
meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan
implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana
implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk
mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan
implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang
telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi
dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test)
terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang
dilakukan bersama-sama dengan user.
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan
pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program,
pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input,
memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.
Kegiatan instalasi hardaware dan software diawali dengan persiapan tempat
dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan di ruangan
perpustakaan. Setelah semua selesai dipersiapkan maka langkah selanjutnya
adalah menginstalasi perangkat keras yang sudah ada dan menginstalasi
perangkat lunak. Pengetesan Program menggunakan metode Black Box,
dimana metode ini menggunakan tidak melihat ke dlm struktur program dr
perangkat lunak, bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan
kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case
program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing
diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat
dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan
secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa
saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan
setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk
mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang
dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan
untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini
menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan
85
mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara
personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun
sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa
sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang
lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya
biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara
bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada
organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
4. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan system maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kelebihan sistem sirkulasi hasil dari perancangan penulis adalah:
Pengolahan data anggota menggunakan program komputer baik data
siswa maupun data guru dan data karyawan dapat dilakukan lebih cepat,
lancar dan dengan adanya fasilitas search (pencarian) data anggota dapat
mempermudah dalam proses mencari dan fasilitas edit dapat mengubah
data anggota, Fasilitas search dan edit tidak hanya untuk pengolahan
data anggota saja, namun juga terdapat pada pengolahan data petugas,
data inventori, data kelas, data buku rusak, data jenis koleksi dan data
jenis peminjaman sehingga proses pengolahan lebih efektif bagi
pelayanan kepada anggota, Dengan adanya program aplikasi khusus
untuk pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan
kenyamanan bagi petugas yang sedang bekerja melayani anggota
sehingga dengan pemberdayaan terhadap sumber daya manusia tersebut
akan meningkatkan kinerja dan produktifitas sumber daya manusianya.
Kemudahan pembuatan laporan dalam menyajikan informasi yang
dibutuhkan membantu meringankan beban kerja personil dan dapat
menghemat waktu, tenaga dan biaya serta laporan yang dihasilkan lebih
tepat waktu, akurat dan relevan.
2. Selain menggunakan analisis kelayakan dengan menggunakan metode
biaya dan manfaat juga menggunakan analisis PIECES sebagai alat ukur
untuk menyelesaikan analisis masalah, sedangkan untuk analisis
kelemahan sistem menggunakan pengukuran pekerjaan, distribusi
pekerjaan, kehandalan, teknologi, laporan dan dokumen.
86
Perancangan sistem informasi sirkulasi perpustakaan yang diajukan
hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk pengembangan sistem
sebelumnya dan apabila memang diperlukan agar dilakukan pengembangan
lebih lanjut menjadi sistem yang baru yang lebih efektif, efisien dan lebih
baik serta mendukung teknologi dan informasi yang diperlukan oleh pihak
sekolah.
___________, http://www.bhinneka.com