SISTEM SIRKULASI PERPUSTAKAAN

PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

2.1. Pengertian Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993 : 1)

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan ( Sulistiyo-Basuki 1991 : 257)

2.2. Tujuan dan Hal – Hal Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan ujung tombak pelayanan, Lasa Hs. (1993 : 1) menyatakan bahwa jenis pelayanan yang dekat dan dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali.
3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang lelas.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

2.3. Sistem Pelayanan

Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223) bahwa pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu sebagai berikut :

a. Terbuka ( Open Access)

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka – buka, melihat – lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.

* Keutungan sistem terbuka :

­ Pemakai dapat melakukan browsing (melihat – lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan

- Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.

­ Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak.

* Kelemahanya :

­ Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.

­ Petugas setiap hari harus mengontrol rak – rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan

­ Kehilangan koleksi relatip besar.

b. Tertutup ( Closed Access)

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak – rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.

* Kelebihan sistem tertutup :

­ Koleksi akan tetap terjaga kerapianya dan

­ Koleksi yang hilang dapat diminimalkan.

* Kelemahanya :

­ Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.

­ Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan – bahan pustaka dan

­ Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.

2.4. Peraturan Pelayanan Perpustakaan

Peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan sekolah. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster, dll. ( Depdikbud (2004: 88)

Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :

1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan.
2. Waktu pelayanan , yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan.
3. Peraturan peminjaman, yang meliputi :

a) Syarat peminjaman.

b) Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan.

c) Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam.

1. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi sarat pengembalian.
2. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya.
3. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya
4. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai :

a) Penitipan barang

b) Sopan santun di perpustakaan

c) Ketenangan

d) Keamanan

e) Kebersihan

Jam perpustakaan sekolah adalah waktu kegiatan perpustakaan yang disediakan bagi murid untuk mengintensifkan penggunaan perpustakaan. Selain itu, jam perpustakaan memberikan kesempatan kepada murid untuk membaca dengan tujuan belajar, untuk memperoleh informasi, kesenangan, dan untuk rekreasi.

Agar proses pelayanan sirkulasi dapat berjalan lancar, perlu dibuatkan peraturan perpustakaan sebagai dasar tata tertib dalam menjalankan segala kegiatan itu. Peraturan perpustakaan itu secara resmi dituangkan sebagai peraturan sekolah yang ditanda-tangani oleh kepala sekolah yang perlu ditaati, baik oleh murid maupun oleh guru. Peraturan perpustakaan itu hendaknya singkat, padat, tetapi jelas dan isinya meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Jam buka perpustakaan, jam pelayanan peminjaman, dan jam pelayanan pengembalian.
2. Macam koleksi yang boleh dipinjam dan macam koleksi yang tidak boleh dipinjam.
3. Tata tertib peminjaman, syarat peminjaman, batas jumlah peminjaman, dan lama peminjaman.
4. Sanksi pelanggaran.
5. Tata tertib selama berada di ruang perpusakaan

Kegiatan jam perpustakaan dapat dilakukan pada waktu tertentu, misalnya :

a) Pada jam khusus sebagai bidang studi ;

b) Secara ekstrakurikuler di luar jam perpustakaan yang tercantum dalam kurikulum;

c) Secara terpadu, yaitu disatukan dalam bidang studi yang sesuai.

d) Pada jam khusus yang diatur oleh kepala sekolah, misalnya dua minggu atau dua bulan sekali.

2.5. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan

Kegiatan bagian sirkulasi terdiri berbagai macam. Dalam ini Purwono.dkk ( 2001 : 134) menyatakan bahwa kegiatan sirkulasi meliputi :

1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.
3. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.
4. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
5. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
6. Bertanggungjawaban atas segala berkas peminjam
7. Pembuatan statistik.
8. Peminjaman antar perpustakaan.
9. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

Mudhoffir (1992 : 57 – 58) menjelaskan bahwa hal – hal pokok pada pelayanan sirkulasi meliputi :

1. Peraturan, persyaratan, tata tertib, (tertulis/tidak terdaftar)
2. Keanggotaan, pendaftaran.
3. Macam – macam peminjaman.

­ Sistem peminjaman.

­ Peminjaman dan pengembalian.

­ Perpanjangan dan pesanan.

1. Surat teguran.
2. Sanksi terlambat :

­ Denda ,skorsing : penundaan, & daftar pemakai atau peminjam yang tidak patuh.

1. Statistik.
2. Pemeliharaan koleksi.
3. Inventarisasi dan laporan.

Menurut Soenarya (1997: 48) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan pencatatan dalam penggunaan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan sekolah dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan murid dan guru. Pelayanan sirkulasi yang baik adalah yang tepat, cepat, dan kena pada sasarannya (memuaskan bagi para pengguna dan pemakai perpustakaan). Kegiatan ini meliputi sebagai berikut :

1. A. Peminjaman
2. Koleksi yang Dipinjamkan

Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang perpustakaan.

1. Jangka Waktu Peminjaman

Buku teks, bila jumlah eksemplarnya memungkinkan, akan dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.

1. Perlengkapan yang Dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku, lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal, bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu petunjuk.

1) Kartu buku terletak di dalam kantong kartu buku.

2) Lembaran tanggal kembali tertempel pada buku.

3) Untuk murid dapat menggunakan kartu OSIS dan guru dapat menggunakan kartu pegawai atau dengan kartu anggota perpustakaan. Setiap murid dan guru dibuatkan sebuah kantong peminjam. Kemudian, kantong peminjam itu disusun menurut urutan nomor induknya di dalam kotak kantong peminjaman. Agar mudah dicari, pada setiap kelipatan tertentu atau setiap berbeda kelas diberi sekat kartu petunjuk.

1. Prosedur Peminjaman

1) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak meminjam atau tidak.

2) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.

3) Menulis nomor induk peminjam pada kartu buku di kolom nomor anggota. Kemudian, petugas mengisi kolom tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal sesuai dengan batas waktu pengembalian.

4) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali dan akhir dengan paraf petugas.

5) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.

6) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke kotak kantong pada tempatnya semula.

7) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan demikian selesailah proses peminjaman.

1. B. Pengembalian
1. Perlengkapan yang Dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku, kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta bantalan cap.

1. Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian

Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut :

1) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku yang akan dikembalikan.

2) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.

3) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk yang tertera pada lembaran tanggal kembali.

4) Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.

5) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.

6) Petugas mengembalikan kantong peminjaman ke tempat semula.

1. C. Perpanjangan Waktu Pinjam

Bagi murid yang ingin memperpanjang waktupeminjaman harus melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).

1. D. Pemberian Sanksi
1. Tujuan

Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga perpustakaan menjadi makin tinggi.

b. Macam Sanksi

Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan yaitu :

1) Sanksi peringatan atau teguran;

2) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;

3) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, rapor tidak diberikan pada waktunya. Khusus untuk guru, untuk sementara keanggotaan dibekukan.

1. Cara Memberikan Sanksi

Cara memberikan sanksi sebagai berikut :

1) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran;

2) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;

3) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang melanggar;

4) Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan kepada kepala perpustakaan dan kepala sekolah agar memberikan sanksi itu.

1. E. Penagihan

Kadang-kadang murid atau guru belum mengembalikan buku sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perli ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan.

1. Tingkat Penagihan

Penagihan perlu dilakukan bertingkat sebagai peringatan yang bertahap. Penagihan itu sebaiknya dibatasi hanya sampai tiga kali.

1. Cara Melakukan Penagihan

Cara melakukan penagihan adalah sebagai berikut :

1) Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.

2) Murid yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nma-nama itu disusun dalam bentuk daftar.

3) Daftar itu kemudian diumumkan di kelas untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh murid yang bersangkutan. Kalau perlu, pengumuman dapat juga dilakukan melalui wali kelas.

4) Untuk penagihan kepada guru dapat dilakukan langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya.

1. Statistik.

Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik untuk keprluan, antara lain, adalah sebagai berikut :

1. Menyusun laporan tahunan.
2. Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan.
3. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
4. Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga.
5. Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.

Jenis Statistic

Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.

1. Pengadaan.
2. Klasifikasi.
3. Pengatalogan.
4. Keanggotaan.
5. Buku yang dipinjam.
6. Jasa referensi.
7. Majalah, dan
8. Jasa reprografi.

Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan memahami maksud statistic tersebut.( Qolyubi dkk, 2003 )

1. Inventarisasi.

Penginvesntarisan dilakukan pada saat koleksi diterima oleh perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau stempel milik perpustakaan pada setiap buku.

Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 : 126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;

* Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun tahun berikutnya.
* Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.
* Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.

Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain.

* Kolom tanggal pencatatan.
* Kolom nomor investaris.
* Kolom nama pengarang.
* Kolom judul.
* Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).
* Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan sebagainya.
o Kolom keterangan.

Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang dikeluarkan.