SISTEM SIRKULASI

Abstraksi
Perpustakaan sebagai salah satu fasilitas pendukung bagi
siswa untuk sarana belajar dan menambah ilmu pengetahuan,
memerlukan satu media yang dapat membantu dan mempercepat
informasi dalam penyusunan laporan dan evaluasi inventori. Oleh
karena itu penulis menganalisis, merancang dan
mengimplementasikan sistem sirkulasi perpustakaan di SMP Negeri 1
Wates Kulon Progo yang sudah ada dan mengolah sistem baru untuk
mengatasi permasalahan yang ada. Perancangan sistem
perpustakaan dibatasi pada pengolahan data anggota, data inventori,
data petugas, data sirkulasi (peminjaman, pengembalian), data buku
rusak, dan data pencarian buku (searching),
Kata Kunci : sirkulasi, data, informasi, analisis, sistem

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan pentingnya data dan informasi yang akurat
untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat memerlukan sebuah
media yang dapat membantu dan mempercepat perolehan informasi
yang berasal dari sumber yang benar serta data yang akurat. Salah
satunya perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates Kulon Progo, juga
menginginkan adanya kemudahan informasi dan akurasi data dalam
penyediaan laporan dan evaluasi inventori.
Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat
diatasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu
memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan kualitas

dalam segi pelayanan sehingga menghasilkan laporan yang cepat,
akurat dan relevan, efektif dan lebih efisien.
Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data pada
perancangan sistem meliputi: Pengolahan data anggota perpustakaan
baik siswa maupun karyawan, pengolahan data inventori (buku, untuk
koleksi fiksi, nonfiksi, referensi, baik majalah maupun kaset dan
VCD), pengolahan data petugas yang sedang menjalankan tugas
pelayanan, pengolahan data perpustakaan hanya pada bagian sirkulasi
saja (peminjaman dan pengembalian).
Landasan teori menguraikan tentang konsep dasar sistem,
informasi, sistem informasi, sistem informasi manajemen, sistem
informasi perpustakaan, sistem basis data dan perangkat lunak yang
digunakan. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch
dan K. Roscoe Davis sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan
yang diperlukan.1

Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi manajemen
adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu (Intregrated) untuk
menyediakan informasi guna mendukung fungsi manajemen, operasi
dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.2
Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem
pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data,
manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk
pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu
alat yang berupa komputer. Sistem informasi perpustakaan merupakan
subsistem dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk

memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi
mengenai inventori pada perpustakaan.

2. Metode Penelitian

Dalam melakukan penelitian cara mengumpulkan data
dilakukan dengan metode antara lain sebagai berikut:
1. Wawancara
Yaitu pengumpulan data dengan cara penulis langsung
bertatap muka dan mencari keterangan dengan responden
(personalia/petugas perpustakaan).
2. Observasi
Yaitu penelitian yang dilaksanakan langsung pada objek yang
diteliti yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas
tentang sistem yang sedang berlangsung.
3. Kepustakaan
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca
beberapa literatur/buku-buku yang mendukung dan
berhubungan dengan penelitian.
Pelaksanaan dimulai dari tahap pengmpulan data, analisis
data, perancangan sistem (desain), pembuatan program, uji program
(testing), hingga penyusunan laporan memerlukan waktu sekitar 4
bulan.

3. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Berdasarkan data dan informasi yang penulis dapatkan bahwa
didalam sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates
Kulon Progo dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai
berikut:
1. kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani anggota
perpustakaan
2. kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal
(manual) memakan banyak waktu sehingga tidak efisien
dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
3. secara fisik pengaturan ruang kurang nyaman karena ruangan
yang terlalu sempit sedangkan koleksi buku banyak sekali,
sehingga banyak buku yang sebagian diletakkan di rak tapi
sebagian juga diletakkan di lantai.
4. pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan
data yang dihasilkan belum akurat, misalnya untuk
menyelesaikan laporan statistik semester harus menghabiskan
waktu satu minggu.
5. tidak adanya layanan pencarian terhadap bahan koleksi,
meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang
membingungkan anggota.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi tersebut maka perlu
dilakukan perancangan sistem, namun sebelum itu terdapat proses
analisis sistem. Metode Analisis yang digunakan antara lain : Analisis
Masalah Sistem diselesaikan dengan menggunakan PIECES, Analisis
Kelemahan Sistem dan Analisis Kelayakan Sistem.

Analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Controlling, Eficiency dan Services). Performance adalah
perilaku/kinerja di setiap kegiatan atau aktifitas dalam sistem.
Penyajian informasi tidak dapat diberikan dengan cepat. Information,
dalam pembuatan laporan informasi yang ada tidak akurat, misalnya
jumlah buku yang ditulis pada laporan tidak sama dengan jumlah buku
yang sesungguhnya ada di ruangan. Namun dengan system yang baru
penyajian informasi dapat diberikan dengan cepat dan jelas sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan. Pembuatan laporan tidak lagi
menggunakan data yang berupa perkiraan saja karena semua data
sudah terekam dalam database. Econimic, pengolahan data sirkulasi
secara manual membutuhkan waktu yang lama, penggunaan kertas,
buku jurnal, pena yang memakan banyak biaya sedangkan bila
menggunakan system baru pengolahan data lebih cepat dan seimbang
dengan biaya yang dikeluarkan. Controlling (kendali), Peningkatan
terhadap kebutuhan ekonomi menyangkut dua hal yaitu kontrol biaya
dan peningkatan keuntungan/laba. Kontrol biaya dilakukan untuk
mengendalikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Sedangkan
peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang telah
dikeluarkan dapat memberikan manfaat yang semaksimal
mungkin.Eficiency, Sistem yang lama masih kurang efisien karena
kebutuhan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan
cepat dan akurat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam
memperolehnya.Services, Fokus analisis pelayanan adalah pada
tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang
diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk
memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja
serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.
Analisis terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan
untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal
dalam sistem tersebut sehingga perlu diidentifikasi dan dievaluasi
melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi
pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen. Pengukuran
pekerjaan merupakan analisis terhadap standar kinerja dan
produktivitas personil dalam melaksanakan pekerjaannya. Berarti
beban kerja personil berat dan banyak namun hanya dikerjakan oleh
beberapa orang personil sedangkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut menghabiskan banyak waktu, biaya dan tenaga. Distribusi
pekerjaan Merupakan analisis dari proses-proses serta prosedur kerja
yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, Analisis ini memperlihatkan
struktur organisasi yang cukup baik. Masing-masing petugas
perpustakaan bekerja sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab
dalam pembagian pekerjaan. Namun secara keseluruhan jika dilihat
dari struktur yang ada masih terdapat double job untuk satu personil
karena ada beberapa karyawan maupun guru yang menjabat lebih dari
satu fungsi (merangkap dua tugas sekaligus).Keandalan, Dari hasil
analisis kehandalan pada sistem lama dapat diketahui bahwa setiap
proses dan prosedur pekerjaan yang terlibat dalam sistem
perpustakaan dilakukan dengan kurang handal, hal ini dibuktikan
dengan masih terdapat banyak kesalahan-kesalahan meskipun
akhirnya juga dapat dibetulkan. Teknologi, Merupakan analisis atas
teknologi yang sudah digunakan dalam sistem lama. Selama ini
teknologi yang digunakan hanya berupa pencatatan pada jurnal-jurnal
buku induk sirkulasi dan menggunakan banyak arsip sebagai
dokumen. Sehingga penggunaan teknologi belum maksimal dalam
kegiatan pelayanan kepada anggota perpustakaan.Laporan,

Merupakan analisis atas laporan hasil pengolahan data sistem
informasi perpustakaan sebagai hasil dari proses sebelumnya. Namun
data dan informasi yang dihasilkan sebagian bukan informasi yang
sesungguhnya karena hanya berupa data perkiraan saja. Dokumen,
Analisis dokumen berkaitan dengan kualitas informasi (akurat, tepat
waktu dan relevan) dan nilai informasi (biaya informasi dan manfaat
informasi) yang dihasilkan. Adapun dokumen yang diperlukan dalam
sistem ini adalah data anggota, data inventori, data petugas, data
koleksi, data kelas dan data sirkulasi.
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang
mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam
pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau
tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis
dalam perancangan sistem dalam skripsi ini antara lain: kelayakan
legalitas, operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi.


Perancangan sistem merupakan langkah lanjutan ketika semua
data dan informasi telah dianalisis dan berdasarkan pada hasil analisis
maka akan diketahui sistem yang akan dirancang. Tahap perancangan
sistem mempunyai tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan
kepada pemakai sistem, untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputernya. Ada
dua teknik perancangan sistem yaitu rancangan sistem secara umum
dan rancangan sistem secara rinci/detail. Tujuan dari perancangan
sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user tentang sistem baru. Rancangan sistem secara
umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang
akan dirancang secara rinci. Adapun komponen sistem yang akan
didesain meliputi: Rancangan model secara umum, Rancangan
database secara umum, Rancangan input secara umum, Rancangan
output secara umum. Adapun cara untuk mengetahui rancangan model
secara umum menggunakan flowchart dan DFD (Data Flow
Diagram), dengan beberapa tingkatan level 0, level 1, hingga DFD
level 2. Rancangan output database menggunakan metode normalisasi,
dimulai tahap abnormal( tidak normal), normal bentuk pertama
(Normal 1NF), normal bentuk kedua (Normal 2NF), normal bentuk
82
ketiga (Normal 3NF).Untuk rancangan input dan output disesuaikan
dengan layer tampilan dan laporan apa saja yang hendak diselesaikan
sesuai dengan kebutuhan. Rancangan system secara rinci
menggunakan metode HIPO (Hierarchy Plus Input – Process –
Output) dan IPO (Input – Process – Output). Penggunaan HIPO ini
mempunyai sasaran utama sebagai berikut: untuk menyediakan
struktur guna memahami fungsi-fungsi dari system, untuk lebih
menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen program yang digunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut, untuk menyediakan penjelasan dari
input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh
masing-masing pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO,
untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan
pemakai. HIPO dari perancangan sistem ini meliputi sistem
pengolahan data anggota, petugas, koleksi, inventori buku, jenis
pinjaman dan sirkulasi. Rancangan IPO chart adalah dialog yang
menunjukkan penjelasan atau penjabaran tentang input, proses dan
output yang terdapat dalam fungsi-fungsi sistem. Sistem sirkulasi
perpustakaan SMP N 1 Wates ini mencakup 14 buah dialog IPO Chart
yaitu: menu utama, anggota, petugas, inventori, profile, password,
keluar, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian, laporan data
anggota keseluruhan, laporan data petugas keseluruhan, laporan data
inventori keseluruhan, laporan statistic dan laporan grafik.
83
Rancangan Flowchart Yang diusulkan
Gambar 1. Flowchart Sistem Perpustakaan Yang diusulkan
Data Petugas
Data petugas
Pengolahan data
petugas
Petugas
Data Anggota
Data anggota
Pengolahan data
anggota
Anggota
Data jenis
pinjaman
Pengolahan data
jenis pinjaman
Jenis pinjam
Data
laporan
Laporan
Pengolahan
laporan
Data sirkulasi
Pengolahan data
sirkulasi buku
Sirkulasi
Detail sirkulasi
Pengolahan data
detail sirkulasi
Inventori
buku
Pengolahan data
inventori buku
Data inventori buku
inventori
Olah buku
rusak/hilang
Data buku
rusak/hilang
Data koleksi
Pengolahan data
koleksi
koleksi
Buku rusak
84
Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap
meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan
implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana
implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk
mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan
implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang
telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi
dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test)
terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang
dilakukan bersama-sama dengan user.
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan
pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program,
pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input,
memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.
Kegiatan instalasi hardaware dan software diawali dengan persiapan tempat
dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan di ruangan
perpustakaan. Setelah semua selesai dipersiapkan maka langkah selanjutnya
adalah menginstalasi perangkat keras yang sudah ada dan menginstalasi
perangkat lunak. Pengetesan Program menggunakan metode Black Box,
dimana metode ini menggunakan tidak melihat ke dlm struktur program dr
perangkat lunak, bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan
kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case
program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing
diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat
dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan
secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa
saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan
setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk
mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang
dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan
untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini
menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan
85
mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara
personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun
sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa
sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang
lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya
biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara
bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada
organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
4. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan system maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kelebihan sistem sirkulasi hasil dari perancangan penulis adalah:
Pengolahan data anggota menggunakan program komputer baik data
siswa maupun data guru dan data karyawan dapat dilakukan lebih cepat,
lancar dan dengan adanya fasilitas search (pencarian) data anggota dapat
mempermudah dalam proses mencari dan fasilitas edit dapat mengubah
data anggota, Fasilitas search dan edit tidak hanya untuk pengolahan
data anggota saja, namun juga terdapat pada pengolahan data petugas,
data inventori, data kelas, data buku rusak, data jenis koleksi dan data
jenis peminjaman sehingga proses pengolahan lebih efektif bagi
pelayanan kepada anggota, Dengan adanya program aplikasi khusus
untuk pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan
kenyamanan bagi petugas yang sedang bekerja melayani anggota
sehingga dengan pemberdayaan terhadap sumber daya manusia tersebut
akan meningkatkan kinerja dan produktifitas sumber daya manusianya.
Kemudahan pembuatan laporan dalam menyajikan informasi yang
dibutuhkan membantu meringankan beban kerja personil dan dapat
menghemat waktu, tenaga dan biaya serta laporan yang dihasilkan lebih
tepat waktu, akurat dan relevan.
2. Selain menggunakan analisis kelayakan dengan menggunakan metode
biaya dan manfaat juga menggunakan analisis PIECES sebagai alat ukur
untuk menyelesaikan analisis masalah, sedangkan untuk analisis
kelemahan sistem menggunakan pengukuran pekerjaan, distribusi
pekerjaan, kehandalan, teknologi, laporan dan dokumen.
86
Perancangan sistem informasi sirkulasi perpustakaan yang diajukan
hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk pengembangan sistem
sebelumnya dan apabila memang diperlukan agar dilakukan pengembangan
lebih lanjut menjadi sistem yang baru yang lebih efektif, efisien dan lebih
baik serta mendukung teknologi dan informasi yang diperlukan oleh pihak
sekolah.
___________, http://www.bhinneka.com

SISTEM SIRKULASI PERPUSTAKAAN

PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

2.1. Pengertian Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993 : 1)

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan ( Sulistiyo-Basuki 1991 : 257)

2.2. Tujuan dan Hal – Hal Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan ujung tombak pelayanan, Lasa Hs. (1993 : 1) menyatakan bahwa jenis pelayanan yang dekat dan dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali.
3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang lelas.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

2.3. Sistem Pelayanan

Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223) bahwa pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu sebagai berikut :

a. Terbuka ( Open Access)

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka – buka, melihat – lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.

* Keutungan sistem terbuka :

­ Pemakai dapat melakukan browsing (melihat – lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan

- Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.

­ Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak.

* Kelemahanya :

­ Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.

­ Petugas setiap hari harus mengontrol rak – rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan

­ Kehilangan koleksi relatip besar.

b. Tertutup ( Closed Access)

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak – rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.

* Kelebihan sistem tertutup :

­ Koleksi akan tetap terjaga kerapianya dan

­ Koleksi yang hilang dapat diminimalkan.

* Kelemahanya :

­ Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.

­ Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan – bahan pustaka dan

­ Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.

2.4. Peraturan Pelayanan Perpustakaan

Peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan sekolah. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster, dll. ( Depdikbud (2004: 88)

Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :

1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan.
2. Waktu pelayanan , yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan.
3. Peraturan peminjaman, yang meliputi :

a) Syarat peminjaman.

b) Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan.

c) Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam.

1. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi sarat pengembalian.
2. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya.
3. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya
4. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai :

a) Penitipan barang

b) Sopan santun di perpustakaan

c) Ketenangan

d) Keamanan

e) Kebersihan

Jam perpustakaan sekolah adalah waktu kegiatan perpustakaan yang disediakan bagi murid untuk mengintensifkan penggunaan perpustakaan. Selain itu, jam perpustakaan memberikan kesempatan kepada murid untuk membaca dengan tujuan belajar, untuk memperoleh informasi, kesenangan, dan untuk rekreasi.

Agar proses pelayanan sirkulasi dapat berjalan lancar, perlu dibuatkan peraturan perpustakaan sebagai dasar tata tertib dalam menjalankan segala kegiatan itu. Peraturan perpustakaan itu secara resmi dituangkan sebagai peraturan sekolah yang ditanda-tangani oleh kepala sekolah yang perlu ditaati, baik oleh murid maupun oleh guru. Peraturan perpustakaan itu hendaknya singkat, padat, tetapi jelas dan isinya meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Jam buka perpustakaan, jam pelayanan peminjaman, dan jam pelayanan pengembalian.
2. Macam koleksi yang boleh dipinjam dan macam koleksi yang tidak boleh dipinjam.
3. Tata tertib peminjaman, syarat peminjaman, batas jumlah peminjaman, dan lama peminjaman.
4. Sanksi pelanggaran.
5. Tata tertib selama berada di ruang perpusakaan

Kegiatan jam perpustakaan dapat dilakukan pada waktu tertentu, misalnya :

a) Pada jam khusus sebagai bidang studi ;

b) Secara ekstrakurikuler di luar jam perpustakaan yang tercantum dalam kurikulum;

c) Secara terpadu, yaitu disatukan dalam bidang studi yang sesuai.

d) Pada jam khusus yang diatur oleh kepala sekolah, misalnya dua minggu atau dua bulan sekali.

2.5. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan

Kegiatan bagian sirkulasi terdiri berbagai macam. Dalam ini Purwono.dkk ( 2001 : 134) menyatakan bahwa kegiatan sirkulasi meliputi :

1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.
3. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.
4. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
5. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
6. Bertanggungjawaban atas segala berkas peminjam
7. Pembuatan statistik.
8. Peminjaman antar perpustakaan.
9. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

Mudhoffir (1992 : 57 – 58) menjelaskan bahwa hal – hal pokok pada pelayanan sirkulasi meliputi :

1. Peraturan, persyaratan, tata tertib, (tertulis/tidak terdaftar)
2. Keanggotaan, pendaftaran.
3. Macam – macam peminjaman.

­ Sistem peminjaman.

­ Peminjaman dan pengembalian.

­ Perpanjangan dan pesanan.

1. Surat teguran.
2. Sanksi terlambat :

­ Denda ,skorsing : penundaan, & daftar pemakai atau peminjam yang tidak patuh.

1. Statistik.
2. Pemeliharaan koleksi.
3. Inventarisasi dan laporan.

Menurut Soenarya (1997: 48) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan pencatatan dalam penggunaan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan sekolah dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan murid dan guru. Pelayanan sirkulasi yang baik adalah yang tepat, cepat, dan kena pada sasarannya (memuaskan bagi para pengguna dan pemakai perpustakaan). Kegiatan ini meliputi sebagai berikut :

1. A. Peminjaman
2. Koleksi yang Dipinjamkan

Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang perpustakaan.

1. Jangka Waktu Peminjaman

Buku teks, bila jumlah eksemplarnya memungkinkan, akan dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.

1. Perlengkapan yang Dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku, lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal, bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu petunjuk.

1) Kartu buku terletak di dalam kantong kartu buku.

2) Lembaran tanggal kembali tertempel pada buku.

3) Untuk murid dapat menggunakan kartu OSIS dan guru dapat menggunakan kartu pegawai atau dengan kartu anggota perpustakaan. Setiap murid dan guru dibuatkan sebuah kantong peminjam. Kemudian, kantong peminjam itu disusun menurut urutan nomor induknya di dalam kotak kantong peminjaman. Agar mudah dicari, pada setiap kelipatan tertentu atau setiap berbeda kelas diberi sekat kartu petunjuk.

1. Prosedur Peminjaman

1) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak meminjam atau tidak.

2) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.

3) Menulis nomor induk peminjam pada kartu buku di kolom nomor anggota. Kemudian, petugas mengisi kolom tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal sesuai dengan batas waktu pengembalian.

4) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali dan akhir dengan paraf petugas.

5) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.

6) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke kotak kantong pada tempatnya semula.

7) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan demikian selesailah proses peminjaman.

1. B. Pengembalian
1. Perlengkapan yang Dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku, kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta bantalan cap.

1. Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian

Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut :

1) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku yang akan dikembalikan.

2) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.

3) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk yang tertera pada lembaran tanggal kembali.

4) Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.

5) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.

6) Petugas mengembalikan kantong peminjaman ke tempat semula.

1. C. Perpanjangan Waktu Pinjam

Bagi murid yang ingin memperpanjang waktupeminjaman harus melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).

1. D. Pemberian Sanksi
1. Tujuan

Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga perpustakaan menjadi makin tinggi.

b. Macam Sanksi

Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan yaitu :

1) Sanksi peringatan atau teguran;

2) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;

3) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, rapor tidak diberikan pada waktunya. Khusus untuk guru, untuk sementara keanggotaan dibekukan.

1. Cara Memberikan Sanksi

Cara memberikan sanksi sebagai berikut :

1) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran;

2) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;

3) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang melanggar;

4) Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan kepada kepala perpustakaan dan kepala sekolah agar memberikan sanksi itu.

1. E. Penagihan

Kadang-kadang murid atau guru belum mengembalikan buku sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perli ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan.

1. Tingkat Penagihan

Penagihan perlu dilakukan bertingkat sebagai peringatan yang bertahap. Penagihan itu sebaiknya dibatasi hanya sampai tiga kali.

1. Cara Melakukan Penagihan

Cara melakukan penagihan adalah sebagai berikut :

1) Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.

2) Murid yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nma-nama itu disusun dalam bentuk daftar.

3) Daftar itu kemudian diumumkan di kelas untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh murid yang bersangkutan. Kalau perlu, pengumuman dapat juga dilakukan melalui wali kelas.

4) Untuk penagihan kepada guru dapat dilakukan langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya.

1. Statistik.

Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik untuk keprluan, antara lain, adalah sebagai berikut :

1. Menyusun laporan tahunan.
2. Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan.
3. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
4. Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga.
5. Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.

Jenis Statistic

Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.

1. Pengadaan.
2. Klasifikasi.
3. Pengatalogan.
4. Keanggotaan.
5. Buku yang dipinjam.
6. Jasa referensi.
7. Majalah, dan
8. Jasa reprografi.

Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan memahami maksud statistic tersebut.( Qolyubi dkk, 2003 )

1. Inventarisasi.

Penginvesntarisan dilakukan pada saat koleksi diterima oleh perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau stempel milik perpustakaan pada setiap buku.

Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 : 126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;

* Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun tahun berikutnya.
* Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.
* Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.

Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain.

* Kolom tanggal pencatatan.
* Kolom nomor investaris.
* Kolom nama pengarang.
* Kolom judul.
* Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).
* Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan sebagainya.
o Kolom keterangan.

Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang dikeluarkan.