tag:blogger.com,1999:blog-58621919698886454152024-03-12T18:38:58.039-07:00PERPUSTAKAANlasjuliatunhttp://www.blogger.com/profile/18044090528740807528noreply@blogger.comBlogger2125tag:blogger.com,1999:blog-5862191969888645415.post-78997093523244615462010-07-26T22:53:00.001-07:002010-07-26T22:59:47.556-07:00SISTEM SIRKULASIAbstraksi<br />Perpustakaan sebagai salah satu fasilitas pendukung bagi<br />siswa untuk sarana belajar dan menambah ilmu pengetahuan,<br />memerlukan satu media yang dapat membantu dan mempercepat<br />informasi dalam penyusunan laporan dan evaluasi inventori. Oleh<br />karena itu penulis menganalisis, merancang dan<br />mengimplementasikan sistem sirkulasi perpustakaan di SMP Negeri 1<br />Wates Kulon Progo yang sudah ada dan mengolah sistem baru untuk<br />mengatasi permasalahan yang ada. Perancangan sistem<br />perpustakaan dibatasi pada pengolahan data anggota, data inventori,<br />data petugas, data sirkulasi (peminjaman, pengembalian), data buku<br />rusak, dan data pencarian buku (searching),<br />Kata Kunci : sirkulasi, data, informasi, analisis, sistem<br /><br />1. Pendahuluan<br /><br />Kebutuhan akan pentingnya data dan informasi yang akurat<br />untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat memerlukan sebuah<br />media yang dapat membantu dan mempercepat perolehan informasi<br />yang berasal dari sumber yang benar serta data yang akurat. Salah<br />satunya perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates Kulon Progo, juga<br />menginginkan adanya kemudahan informasi dan akurasi data dalam<br />penyediaan laporan dan evaluasi inventori.<br />Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat<br />diatasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu<br />memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan kualitas<br /><br />dalam segi pelayanan sehingga menghasilkan laporan yang cepat,<br />akurat dan relevan, efektif dan lebih efisien.<br />Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data pada<br />perancangan sistem meliputi: Pengolahan data anggota perpustakaan<br />baik siswa maupun karyawan, pengolahan data inventori (buku, untuk<br />koleksi fiksi, nonfiksi, referensi, baik majalah maupun kaset dan<br />VCD), pengolahan data petugas yang sedang menjalankan tugas<br />pelayanan, pengolahan data perpustakaan hanya pada bagian sirkulasi<br />saja (peminjaman dan pengembalian).<br />Landasan teori menguraikan tentang konsep dasar sistem,<br />informasi, sistem informasi, sistem informasi manajemen, sistem<br />informasi perpustakaan, sistem basis data dan perangkat lunak yang<br />digunakan. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah<br />menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang<br />menerimanya. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch<br />dan K. Roscoe Davis sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi<br />yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,<br />mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari<br />suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan<br />yang diperlukan.1<br /><br />Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi manajemen<br />adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu (Intregrated) untuk<br />menyediakan informasi guna mendukung fungsi manajemen, operasi<br />dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.2<br />Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem<br />pengolahan data perpustakaan yang meliputi pengolahan data,<br />manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk<br />pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu<br />alat yang berupa komputer. Sistem informasi perpustakaan merupakan<br />subsistem dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk<br /><br />memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi<br />mengenai inventori pada perpustakaan.<br /><br />2. Metode Penelitian<br /><br />Dalam melakukan penelitian cara mengumpulkan data<br />dilakukan dengan metode antara lain sebagai berikut:<br />1. Wawancara<br />Yaitu pengumpulan data dengan cara penulis langsung<br />bertatap muka dan mencari keterangan dengan responden<br />(personalia/petugas perpustakaan).<br />2. Observasi<br />Yaitu penelitian yang dilaksanakan langsung pada objek yang<br />diteliti yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas<br />tentang sistem yang sedang berlangsung.<br />3. Kepustakaan<br />Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca<br />beberapa literatur/buku-buku yang mendukung dan<br />berhubungan dengan penelitian.<br />Pelaksanaan dimulai dari tahap pengmpulan data, analisis<br />data, perancangan sistem (desain), pembuatan program, uji program<br />(testing), hingga penyusunan laporan memerlukan waktu sekitar 4<br />bulan.<br /><br />3. Hasil Penelitian dan Pembahasan<br /><br />Berdasarkan data dan informasi yang penulis dapatkan bahwa<br />didalam sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP Negeri 1 Wates<br />Kulon Progo dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai<br />berikut:<br />1. kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani anggota<br />perpustakaan<br />2. kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal<br />(manual) memakan banyak waktu sehingga tidak efisien<br />dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.<br />3. secara fisik pengaturan ruang kurang nyaman karena ruangan<br />yang terlalu sempit sedangkan koleksi buku banyak sekali,<br />sehingga banyak buku yang sebagian diletakkan di rak tapi<br />sebagian juga diletakkan di lantai.<br />4. pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan<br />data yang dihasilkan belum akurat, misalnya untuk<br />menyelesaikan laporan statistik semester harus menghabiskan<br />waktu satu minggu.<br />5. tidak adanya layanan pencarian terhadap bahan koleksi,<br />meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang<br />membingungkan anggota.<br />Berdasarkan permasalahan yang terjadi tersebut maka perlu<br />dilakukan perancangan sistem, namun sebelum itu terdapat proses<br />analisis sistem. Metode Analisis yang digunakan antara lain : Analisis<br />Masalah Sistem diselesaikan dengan menggunakan PIECES, Analisis<br />Kelemahan Sistem dan Analisis Kelayakan Sistem.<br /><br />Analisis PIECES (Performance, Information, Economic,<br />Controlling, Eficiency dan Services). Performance adalah<br />perilaku/kinerja di setiap kegiatan atau aktifitas dalam sistem.<br />Penyajian informasi tidak dapat diberikan dengan cepat. Information,<br />dalam pembuatan laporan informasi yang ada tidak akurat, misalnya<br />jumlah buku yang ditulis pada laporan tidak sama dengan jumlah buku<br />yang sesungguhnya ada di ruangan. Namun dengan system yang baru<br />penyajian informasi dapat diberikan dengan cepat dan jelas sesuai<br />dengan kebutuhan yang diperlukan. Pembuatan laporan tidak lagi<br />menggunakan data yang berupa perkiraan saja karena semua data<br />sudah terekam dalam database. Econimic, pengolahan data sirkulasi<br />secara manual membutuhkan waktu yang lama, penggunaan kertas,<br />buku jurnal, pena yang memakan banyak biaya sedangkan bila<br />menggunakan system baru pengolahan data lebih cepat dan seimbang<br />dengan biaya yang dikeluarkan. Controlling (kendali), Peningkatan<br />terhadap kebutuhan ekonomi menyangkut dua hal yaitu kontrol biaya<br />dan peningkatan keuntungan/laba. Kontrol biaya dilakukan untuk<br />mengendalikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Sedangkan<br />peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang telah<br />dikeluarkan dapat memberikan manfaat yang semaksimal<br />mungkin.Eficiency, Sistem yang lama masih kurang efisien karena<br />kebutuhan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan<br />cepat dan akurat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam<br />memperolehnya.Services, Fokus analisis pelayanan adalah pada<br />tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang<br />diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk<br />memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja<br />serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.<br />Analisis terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan<br />untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal<br />dalam sistem tersebut sehingga perlu diidentifikasi dan dievaluasi<br />melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi<br />pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen. Pengukuran<br />pekerjaan merupakan analisis terhadap standar kinerja dan<br />produktivitas personil dalam melaksanakan pekerjaannya. Berarti<br />beban kerja personil berat dan banyak namun hanya dikerjakan oleh<br />beberapa orang personil sedangkan untuk menyelesaikan pekerjaan<br />tersebut menghabiskan banyak waktu, biaya dan tenaga. Distribusi<br />pekerjaan Merupakan analisis dari proses-proses serta prosedur kerja<br />yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, Analisis ini memperlihatkan<br />struktur organisasi yang cukup baik. Masing-masing petugas<br />perpustakaan bekerja sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab<br />dalam pembagian pekerjaan. Namun secara keseluruhan jika dilihat<br />dari struktur yang ada masih terdapat double job untuk satu personil<br />karena ada beberapa karyawan maupun guru yang menjabat lebih dari<br />satu fungsi (merangkap dua tugas sekaligus).Keandalan, Dari hasil<br />analisis kehandalan pada sistem lama dapat diketahui bahwa setiap<br />proses dan prosedur pekerjaan yang terlibat dalam sistem<br />perpustakaan dilakukan dengan kurang handal, hal ini dibuktikan<br />dengan masih terdapat banyak kesalahan-kesalahan meskipun<br />akhirnya juga dapat dibetulkan. Teknologi, Merupakan analisis atas<br />teknologi yang sudah digunakan dalam sistem lama. Selama ini<br />teknologi yang digunakan hanya berupa pencatatan pada jurnal-jurnal<br />buku induk sirkulasi dan menggunakan banyak arsip sebagai<br />dokumen. Sehingga penggunaan teknologi belum maksimal dalam<br />kegiatan pelayanan kepada anggota perpustakaan.Laporan,<br /><br />Merupakan analisis atas laporan hasil pengolahan data sistem<br />informasi perpustakaan sebagai hasil dari proses sebelumnya. Namun<br />data dan informasi yang dihasilkan sebagian bukan informasi yang<br />sesungguhnya karena hanya berupa data perkiraan saja. Dokumen,<br />Analisis dokumen berkaitan dengan kualitas informasi (akurat, tepat<br />waktu dan relevan) dan nilai informasi (biaya informasi dan manfaat<br />informasi) yang dihasilkan. Adapun dokumen yang diperlukan dalam<br />sistem ini adalah data anggota, data inventori, data petugas, data<br />koleksi, data kelas dan data sirkulasi.<br />Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang<br />mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam<br />pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau<br />tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis<br />dalam perancangan sistem dalam skripsi ini antara lain: kelayakan<br />legalitas, operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi.<br /><br /><br />Perancangan sistem merupakan langkah lanjutan ketika semua<br />data dan informasi telah dianalisis dan berdasarkan pada hasil analisis<br />maka akan diketahui sistem yang akan dirancang. Tahap perancangan<br />sistem mempunyai tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan<br />kepada pemakai sistem, untuk memberikan gambaran yang jelas dan<br />rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputernya. Ada<br />dua teknik perancangan sistem yaitu rancangan sistem secara umum<br />dan rancangan sistem secara rinci/detail. Tujuan dari perancangan<br />sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara<br />umum kepada user tentang sistem baru. Rancangan sistem secara<br />umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang<br />akan dirancang secara rinci. Adapun komponen sistem yang akan<br />didesain meliputi: Rancangan model secara umum, Rancangan<br />database secara umum, Rancangan input secara umum, Rancangan<br />output secara umum. Adapun cara untuk mengetahui rancangan model<br />secara umum menggunakan flowchart dan DFD (Data Flow<br />Diagram), dengan beberapa tingkatan level 0, level 1, hingga DFD<br />level 2. Rancangan output database menggunakan metode normalisasi,<br />dimulai tahap abnormal( tidak normal), normal bentuk pertama<br />(Normal 1NF), normal bentuk kedua (Normal 2NF), normal bentuk<br />82<br />ketiga (Normal 3NF).Untuk rancangan input dan output disesuaikan<br />dengan layer tampilan dan laporan apa saja yang hendak diselesaikan<br />sesuai dengan kebutuhan. Rancangan system secara rinci<br />menggunakan metode HIPO (Hierarchy Plus Input – Process –<br />Output) dan IPO (Input – Process – Output). Penggunaan HIPO ini<br />mempunyai sasaran utama sebagai berikut: untuk menyediakan<br />struktur guna memahami fungsi-fungsi dari system, untuk lebih<br />menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,<br />bukannya menunjukkan statemen program yang digunakan untuk<br />melaksanakan fungsi tersebut, untuk menyediakan penjelasan dari<br />input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh<br />masing-masing pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO,<br />untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan<br />pemakai. HIPO dari perancangan sistem ini meliputi sistem<br />pengolahan data anggota, petugas, koleksi, inventori buku, jenis<br />pinjaman dan sirkulasi. Rancangan IPO chart adalah dialog yang<br />menunjukkan penjelasan atau penjabaran tentang input, proses dan<br />output yang terdapat dalam fungsi-fungsi sistem. Sistem sirkulasi<br />perpustakaan SMP N 1 Wates ini mencakup 14 buah dialog IPO Chart<br />yaitu: menu utama, anggota, petugas, inventori, profile, password,<br />keluar, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian, laporan data<br />anggota keseluruhan, laporan data petugas keseluruhan, laporan data<br />inventori keseluruhan, laporan statistic dan laporan grafik.<br />83<br />Rancangan Flowchart Yang diusulkan<br />Gambar 1. Flowchart Sistem Perpustakaan Yang diusulkan<br />Data Petugas<br />Data petugas<br />Pengolahan data<br />petugas<br />Petugas<br />Data Anggota<br />Data anggota<br />Pengolahan data<br />anggota<br />Anggota<br />Data jenis<br />pinjaman<br />Pengolahan data<br />jenis pinjaman<br />Jenis pinjam<br />Data<br />laporan<br />Laporan<br />Pengolahan<br />laporan<br />Data sirkulasi<br />Pengolahan data<br />sirkulasi buku<br />Sirkulasi<br />Detail sirkulasi<br />Pengolahan data<br />detail sirkulasi<br />Inventori<br />buku<br />Pengolahan data<br />inventori buku<br />Data inventori buku<br />inventori<br />Olah buku<br />rusak/hilang<br />Data buku<br />rusak/hilang<br />Data koleksi<br />Pengolahan data<br />koleksi<br />koleksi<br />Buku rusak<br />84<br />Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap<br />meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan<br />implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana<br />implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap<br />implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk<br />mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan<br />implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang<br />telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi<br />dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test)<br />terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang<br />dilakukan bersama-sama dengan user.<br />Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah<br />direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan<br />pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program,<br />pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk<br />mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input,<br />memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.<br />Kegiatan instalasi hardaware dan software diawali dengan persiapan tempat<br />dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan di ruangan<br />perpustakaan. Setelah semua selesai dipersiapkan maka langkah selanjutnya<br />adalah menginstalasi perangkat keras yang sudah ada dan menginstalasi<br />perangkat lunak. Pengetesan Program menggunakan metode Black Box,<br />dimana metode ini menggunakan tidak melihat ke dlm struktur program dr<br />perangkat lunak, bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan<br />kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case<br />program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing<br />diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat<br />dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan<br />secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa<br />saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan<br />setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk<br />mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang<br />dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi sistem<br />merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan<br />untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini<br />menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan<br />85<br />mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara<br />personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun<br />sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa<br />sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang<br />lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya<br />biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara<br />bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada<br />organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.<br />4. Kesimpulan dan Saran<br />Berdasarkan hasil analisis dan perancangan system maka dapat<br />diambil kesimpulan sebagai berikut:<br />1. Kelebihan sistem sirkulasi hasil dari perancangan penulis adalah:<br />Pengolahan data anggota menggunakan program komputer baik data<br />siswa maupun data guru dan data karyawan dapat dilakukan lebih cepat,<br />lancar dan dengan adanya fasilitas search (pencarian) data anggota dapat<br />mempermudah dalam proses mencari dan fasilitas edit dapat mengubah<br />data anggota, Fasilitas search dan edit tidak hanya untuk pengolahan<br />data anggota saja, namun juga terdapat pada pengolahan data petugas,<br />data inventori, data kelas, data buku rusak, data jenis koleksi dan data<br />jenis peminjaman sehingga proses pengolahan lebih efektif bagi<br />pelayanan kepada anggota, Dengan adanya program aplikasi khusus<br />untuk pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan<br />kenyamanan bagi petugas yang sedang bekerja melayani anggota<br />sehingga dengan pemberdayaan terhadap sumber daya manusia tersebut<br />akan meningkatkan kinerja dan produktifitas sumber daya manusianya.<br />Kemudahan pembuatan laporan dalam menyajikan informasi yang<br />dibutuhkan membantu meringankan beban kerja personil dan dapat<br />menghemat waktu, tenaga dan biaya serta laporan yang dihasilkan lebih<br />tepat waktu, akurat dan relevan.<br />2. Selain menggunakan analisis kelayakan dengan menggunakan metode<br />biaya dan manfaat juga menggunakan analisis PIECES sebagai alat ukur<br />untuk menyelesaikan analisis masalah, sedangkan untuk analisis<br />kelemahan sistem menggunakan pengukuran pekerjaan, distribusi<br />pekerjaan, kehandalan, teknologi, laporan dan dokumen.<br />86<br />Perancangan sistem informasi sirkulasi perpustakaan yang diajukan<br />hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk pengembangan sistem<br />sebelumnya dan apabila memang diperlukan agar dilakukan pengembangan<br />lebih lanjut menjadi sistem yang baru yang lebih efektif, efisien dan lebih<br />baik serta mendukung teknologi dan informasi yang diperlukan oleh pihak<br />sekolah.<br />___________, http://www.bhinneka.comlasjuliatunhttp://www.blogger.com/profile/18044090528740807528noreply@blogger.com0tag:blogger.com,1999:blog-5862191969888645415.post-70124226996608976272010-07-26T22:45:00.000-07:002010-07-26T22:48:53.384-07:00SISTEM SIRKULASI PERPUSTAKAAN<span style="font-weight:bold;"><br />PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN<br /><br />2.1. Pengertian Sirkulasi<br /><br />Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993 : 1)<br /><br />Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan ( Sulistiyo-Basuki 1991 : 257)<br /><br />2.2. Tujuan dan Hal – Hal Pelayanan Sirkulasi<br /><br />Pelayanan sirkulasi merupakan ujung tombak pelayanan, Lasa Hs. (1993 : 1) menyatakan bahwa jenis pelayanan yang dekat dan dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan:<br /><br /> 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan.<br /> 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali.<br /> 3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang lelas.<br /> 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.<br /> 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.<br /><br />2.3. Sistem Pelayanan<br /><br />Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223) bahwa pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu sebagai berikut :<br /><br />a. Terbuka ( Open Access)<br /><br />Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka – buka, melihat – lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.<br /><br /> * Keutungan sistem terbuka :<br /><br /> Pemakai dapat melakukan browsing (melihat – lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan<br /><br />- Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.<br /><br /> Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak.<br /><br /> * Kelemahanya :<br /><br /> Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.<br /><br /> Petugas setiap hari harus mengontrol rak – rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan<br /><br /> Kehilangan koleksi relatip besar.<br /><br />b. Tertutup ( Closed Access)<br /><br />Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak – rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.<br /><br /> * Kelebihan sistem tertutup :<br /><br /> Koleksi akan tetap terjaga kerapianya dan<br /><br /> Koleksi yang hilang dapat diminimalkan.<br /><br /> * Kelemahanya :<br /><br /> Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.<br /><br /> Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan – bahan pustaka dan<br /><br /> Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.<br /><br />2.4. Peraturan Pelayanan Perpustakaan<br /><br />Peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan sekolah. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster, dll. ( Depdikbud (2004: 88)<br /><br />Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :<br /><br /> 1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan.<br /> 2. Waktu pelayanan , yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan.<br /> 3. Peraturan peminjaman, yang meliputi :<br /><br />a) Syarat peminjaman.<br /><br />b) Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan.<br /><br />c) Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam.<br /><br /> 1. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi sarat pengembalian.<br /> 2. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya.<br /> 3. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya<br /> 4. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai :<br /><br />a) Penitipan barang<br /><br />b) Sopan santun di perpustakaan<br /><br />c) Ketenangan<br /><br />d) Keamanan<br /><br />e) Kebersihan<br /><br />Jam perpustakaan sekolah adalah waktu kegiatan perpustakaan yang disediakan bagi murid untuk mengintensifkan penggunaan perpustakaan. Selain itu, jam perpustakaan memberikan kesempatan kepada murid untuk membaca dengan tujuan belajar, untuk memperoleh informasi, kesenangan, dan untuk rekreasi.<br /><br />Agar proses pelayanan sirkulasi dapat berjalan lancar, perlu dibuatkan peraturan perpustakaan sebagai dasar tata tertib dalam menjalankan segala kegiatan itu. Peraturan perpustakaan itu secara resmi dituangkan sebagai peraturan sekolah yang ditanda-tangani oleh kepala sekolah yang perlu ditaati, baik oleh murid maupun oleh guru. Peraturan perpustakaan itu hendaknya singkat, padat, tetapi jelas dan isinya meliputi hal-hal sebagai berikut :<br /><br /> 1. Jam buka perpustakaan, jam pelayanan peminjaman, dan jam pelayanan pengembalian.<br /> 2. Macam koleksi yang boleh dipinjam dan macam koleksi yang tidak boleh dipinjam.<br /> 3. Tata tertib peminjaman, syarat peminjaman, batas jumlah peminjaman, dan lama peminjaman.<br /> 4. Sanksi pelanggaran.<br /> 5. Tata tertib selama berada di ruang perpusakaan<br /><br />Kegiatan jam perpustakaan dapat dilakukan pada waktu tertentu, misalnya :<br /><br />a) Pada jam khusus sebagai bidang studi ;<br /><br />b) Secara ekstrakurikuler di luar jam perpustakaan yang tercantum dalam kurikulum;<br /><br />c) Secara terpadu, yaitu disatukan dalam bidang studi yang sesuai.<br /><br />d) Pada jam khusus yang diatur oleh kepala sekolah, misalnya dua minggu atau dua bulan sekali.<br /><br />2.5. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan<br /><br />Kegiatan bagian sirkulasi terdiri berbagai macam. Dalam ini Purwono.dkk ( 2001 : 134) menyatakan bahwa kegiatan sirkulasi meliputi :<br /><br /> 1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.<br /> 2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.<br /> 3. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.<br /> 4. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.<br /> 5. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.<br /> 6. Bertanggungjawaban atas segala berkas peminjam<br /> 7. Pembuatan statistik.<br /> 8. Peminjaman antar perpustakaan.<br /> 9. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.<br /><br />Mudhoffir (1992 : 57 – 58) menjelaskan bahwa hal – hal pokok pada pelayanan sirkulasi meliputi :<br /><br /> 1. Peraturan, persyaratan, tata tertib, (tertulis/tidak terdaftar)<br /> 2. Keanggotaan, pendaftaran.<br /> 3. Macam – macam peminjaman.<br /><br /> Sistem peminjaman.<br /><br /> Peminjaman dan pengembalian.<br /><br /> Perpanjangan dan pesanan.<br /><br /> 1. Surat teguran.<br /> 2. Sanksi terlambat :<br /><br /> Denda ,skorsing : penundaan, & daftar pemakai atau peminjam yang tidak patuh.<br /><br /> 1. Statistik.<br /> 2. Pemeliharaan koleksi.<br /> 3. Inventarisasi dan laporan.<br /><br />Menurut Soenarya (1997: 48) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan pencatatan dalam penggunaan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan sekolah dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan murid dan guru. Pelayanan sirkulasi yang baik adalah yang tepat, cepat, dan kena pada sasarannya (memuaskan bagi para pengguna dan pemakai perpustakaan). Kegiatan ini meliputi sebagai berikut :<br /><br /> 1. A. Peminjaman<br /> 2. Koleksi yang Dipinjamkan<br /><br />Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang perpustakaan.<br /><br /> 1. Jangka Waktu Peminjaman<br /><br />Buku teks, bila jumlah eksemplarnya memungkinkan, akan dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.<br /><br /> 1. Perlengkapan yang Dibutuhkan<br /><br />Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku, lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal, bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu petunjuk.<br /><br />1) Kartu buku terletak di dalam kantong kartu buku.<br /><br />2) Lembaran tanggal kembali tertempel pada buku.<br /><br />3) Untuk murid dapat menggunakan kartu OSIS dan guru dapat menggunakan kartu pegawai atau dengan kartu anggota perpustakaan. Setiap murid dan guru dibuatkan sebuah kantong peminjam. Kemudian, kantong peminjam itu disusun menurut urutan nomor induknya di dalam kotak kantong peminjaman. Agar mudah dicari, pada setiap kelipatan tertentu atau setiap berbeda kelas diberi sekat kartu petunjuk.<br /><br /> 1. Prosedur Peminjaman<br /><br />1) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak meminjam atau tidak.<br /><br />2) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.<br /><br />3) Menulis nomor induk peminjam pada kartu buku di kolom nomor anggota. Kemudian, petugas mengisi kolom tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal sesuai dengan batas waktu pengembalian.<br /><br />4) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali dan akhir dengan paraf petugas.<br /><br />5) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.<br /><br />6) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke kotak kantong pada tempatnya semula.<br /><br />7) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan demikian selesailah proses peminjaman.<br /><br /> 1. B. Pengembalian<br /> 1. Perlengkapan yang Dibutuhkan<br /><br />Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku, kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta bantalan cap.<br /><br /> 1. Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian<br /><br />Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut :<br /><br />1) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku yang akan dikembalikan.<br /><br />2) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.<br /><br />3) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk yang tertera pada lembaran tanggal kembali.<br /><br />4) Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.<br /><br />5) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.<br /><br />6) Petugas mengembalikan kantong peminjaman ke tempat semula.<br /><br /> 1. C. Perpanjangan Waktu Pinjam<br /><br />Bagi murid yang ingin memperpanjang waktupeminjaman harus melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).<br /><br /> 1. D. Pemberian Sanksi<br /> 1. Tujuan<br /><br />Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga perpustakaan menjadi makin tinggi.<br /><br />b. Macam Sanksi<br /><br />Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan yaitu :<br /><br />1) Sanksi peringatan atau teguran;<br /><br />2) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;<br /><br />3) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, rapor tidak diberikan pada waktunya. Khusus untuk guru, untuk sementara keanggotaan dibekukan.<br /><br /> 1. Cara Memberikan Sanksi<br /><br />Cara memberikan sanksi sebagai berikut :<br /><br />1) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran;<br /><br />2) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;<br /><br />3) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang melanggar;<br /><br />4) Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan kepada kepala perpustakaan dan kepala sekolah agar memberikan sanksi itu.<br /><br /> 1. E. Penagihan<br /><br />Kadang-kadang murid atau guru belum mengembalikan buku sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perli ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan.<br /><br /> 1. Tingkat Penagihan<br /><br />Penagihan perlu dilakukan bertingkat sebagai peringatan yang bertahap. Penagihan itu sebaiknya dibatasi hanya sampai tiga kali.<br /><br /> 1. Cara Melakukan Penagihan<br /><br />Cara melakukan penagihan adalah sebagai berikut :<br /><br />1) Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.<br /><br />2) Murid yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nma-nama itu disusun dalam bentuk daftar.<br /><br />3) Daftar itu kemudian diumumkan di kelas untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh murid yang bersangkutan. Kalau perlu, pengumuman dapat juga dilakukan melalui wali kelas.<br /><br />4) Untuk penagihan kepada guru dapat dilakukan langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya.<br /><br /> 1. Statistik.<br /><br />Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik untuk keprluan, antara lain, adalah sebagai berikut :<br /><br /> 1. Menyusun laporan tahunan.<br /> 2. Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan.<br /> 3. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.<br /> 4. Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga.<br /> 5. Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.<br /><br />Jenis Statistic<br /><br />Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.<br /><br /> 1. Pengadaan.<br /> 2. Klasifikasi.<br /> 3. Pengatalogan.<br /> 4. Keanggotaan.<br /> 5. Buku yang dipinjam.<br /> 6. Jasa referensi.<br /> 7. Majalah, dan<br /> 8. Jasa reprografi.<br /><br />Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan memahami maksud statistic tersebut.( Qolyubi dkk, 2003 )<br /><br /> 1. Inventarisasi.<br /><br />Penginvesntarisan dilakukan pada saat koleksi diterima oleh perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau stempel milik perpustakaan pada setiap buku.<br /><br />Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 : 126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;<br /><br /> * Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun tahun berikutnya.<br /> * Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.<br /> * Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.<br /><br />Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain.<br /><br /> * Kolom tanggal pencatatan.<br /> * Kolom nomor investaris.<br /> * Kolom nama pengarang.<br /> * Kolom judul.<br /> * Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).<br /> * Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan sebagainya.<br /> o Kolom keterangan.<br /><br />Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang dikeluarkan.<br /><br /><span style="font-style:italic;"></span></span>lasjuliatunhttp://www.blogger.com/profile/18044090528740807528noreply@blogger.com0